Что значит делегировать и как правильно это сделать

Доказанный факт: руководители, практикующие делегирование, повышают на треть рентабельность своего бизнеса.

Далее мы поговорим о том, как делегирование помогает достигать высоких результатов и как правильно передавать задачи сотрудникам.

Что надо понимать под делегированием

Делегирование — это передача части задач и компетенций от руководителя к подчиненным.

Отличие от распределения обязанностей состоит в том, что задачи передаются именно те, за которые отвечает руководитель.

Для примера приведем рядовую ситуацию. Руководителю предстоит важная встреча, от результата которой зависят показатели бизнеса.

Для наглядности и систематизации предоставляемый потенциальным партнерам материал требуется представить в виде презентации. Но поскольку ее разработка занимает много времени, руководитель лишь придумывает содержание, а оформление делегирует сотруднику.

Цели и задачи

Делегирование оптимизирует рабочие процессы и позволяет добиваться более высоких результатов в бизнесе.

Прочитай: 10 прибыльных сфер для малого бизнеса сегодня

Целями делегирования являются:

• Руководитель получает ресурс для качественного выполнения задач, где без него не обойтись.
• Сотрудники повышают квалификацию за счет расширения перечня выполняемых задач.
• В коллективе улучшается психологический климат, персонал лучше понимает мотивы руководства.
• Руководитель наблюдает, как тот или иной сотрудник справляется с поставленной задачей. Это позволяет отобрать кадры для принятия важных решений в дальнейшем.

В каких сферах используют делегирование

Делегирование чаще всего применяется в государственных и общественных организациях, коммерческих компаниях, органах власти.

Но при необходимости делегировать могут и руководители в любых других сферах.

Какую работу можно и нельзя делегировать

Делегировать можно и нужно:

• Простые и рутинные вопросы, которые отбирают много времени у руководителя.
• Все, что связанно с подготовкой к тому или иному событию: аналитика, сбор информации, назначение встречи и др.
• Задачи, которые легко выполняются. Если сотрудника можно научить за полчаса правильно выполнять работу, следует это сделать. Главное – пошаговая инструкция и контроль.
• Мелкие ежедневные задачи: прием почты, рассылка материалов.
• Разовые задачи, требующие серьезных временных затрат: организация исследований, обучения, корпоратива.
• Узкоспециализированные вопросы, требующие обучения. Часто лучше доверить ведение сайта или банка данных уже имеющемуся в штате сотруднику, чем брать еще одного специалиста в штат.

Но есть то, что делегировать точно не стоит:

• Вопросы стратегического планирования. Только владелец бизнеса может знать, как именно должен развиваться его бизнес.
• Ключевые бизнес вопросы. Руководитель должен самостоятельно решать глобальные задачи компании, например, заниматься мониторингом финансовых показателей, проводить переговоры с важными клиентами и др.
• Статусные встречи. Если необходимо провести переговоры с собственником бизнеса или топ-менеджером, рядовой сотрудник с такой задачей не справится.
• Проекты, связанные с риском. Руководитель должен решать самостоятельно такие задачи, как, например, выбор места для нового магазина сети.
• Награждение, вручение грамот и другие поощрения. Сотрудники получат гораздо больше мотивации, если благодарность за работу будет исходить именно от руководителя.

Этапы делегирования

Передача дел должна быть организована грамотно и последовательно. С учетом принципов и целей делегирования в нем можно выделить несколько этапов.

Определение функций для передачи исполнителю

Как правило, руководитель делегирует самые простые и рутинные вопросы, не требующие дополнительных знаний и обучения.

Но при выборе функций для передачи исполнителю следует выбирать те, которые превосходят по сложности выполненные им ранее. Такой подход позволит дополнительно обучить персонал и повысить квалификацию сотрудников.

Подбор исполнителя

При выборе исполнителя следует учитывать не только его компетентность, но и загруженность. У сотрудника должно быть достаточно времени на выполнение поставленной задачи.

Также стоит контролировать баланс нагрузки на исполнителей: все должны иметь примерно одинаковый объем работ. В противном случае это может негативно сказаться на психологическом микроклимате в коллективе.

Передача функций

Делегируя задачу, необходимо предоставить исполнителю грамотные и четкие инструкции. Трактовка должна быть полной и однозадачной, без дополнительных смыслов.

Срок необходимо определять реальный, обозначив контрольные точки. Сотруднику следует оставить место для инициативы, так как возможность показать свою компетентность его вдохновит.

Контроль

Руководитель должен контролировать процесс выполнения на разных этапах. Нельзя отказывать исполнителю в обратной связи.

Таким образом руководитель сможет не только подсказать сотруднику нужное направление, но и обезопасит себя от возврата задачи.

Ошибки делегирования

Неопытные руководители могут столкнуться с шестью ошибками в процессе делегирования:

• Выбор не того сотрудника.
• Нежелание или неумение объяснить суть поставленной задачи.
• Делегирование не одному сотруднику, а сразу группе, из-за чего страдает уровень ответственности.
• Поручение не тех задач.
• Излишний контроль в процессе выполнения задачи.
• Недостаточно времени на доработку и проверку.

Делегирование – эффективный способ повысить эффективность бизнеса. Но делать это нужно правильно, заранее ознакомившись с основными принципами делегирования.

Со временем руководитель сумеет быстро определять задачи, которые можно поручить сотрудникам, а его персонал станет более ответственным и компетентным.